Blog 13 Online kantoortoepassingen.

Het principe van “werken in de cloud” spreekt me erg aan. Altijd en overal toegang tot je documenten.
Het artikel hierover in Frankwatching dat via de site van 23 dingen toegankelijk is, heb ik dan ook met meer dan gewone belangstelling gelezen.
Uiteraard ook het achtergrondartikel gelezen, waarin alle leeuwen en beren beschreven werden.
En toen ik ook nog het document bekeken had, waarin verschillen tussen wiki, google docs en blog overzichtelijk op een rijtje stonden, kon ik daadwerkelijk aan de slag.

De praktijk.
1.Het document “resultaten enquete vakantietas” geupload.
Dit bevat nogal wat tabellen. Die kwamen verfomfaaid op het scherm, dus hele zaakje aangepast. Goede oefening, maar zoiets moet toch makkelijker kunnen.
Nieuwe poging, hetzelfde klungelige resultaat.
Het verloren gaan van de oorspronkelijke opmaak bij het importeren van tabellen schijnt een bekend probleem te zijn.

Vervolgens enkele collega’s gemachtigd om wijzigingen aan te brengen. Te laat ontdekt, dat er een mogelijkheid is om een toelichtende tekst aan het mailtje toe te voegen. Zodoende kregen de TPO-collega’s al een seintje voordat ik zelf wist wat ik gedaan had :-)
Daarna een machtiging ingetrokken en nieuwe poging gedaan. Gelukt!
Inmiddels heb ik gezien dat 2 TPO-collega's al een bijdrage geleverd hebben.

2.De cursisten die in "mijn" 23-dingengroep zitten, heb ik gemachtigd om een document te bewerken, waarin namen, blog-, e-mail- en Gmailadressen van alle deelnemers staan. Hierover heb ik ze ook een mailtje gestuurd (inclusief begeleidende tekst :-).
De overige cursisten kunnen het document wel inzien, maar niet bewerken.

Overige ervaringen.
1. Het online werken is trager dan werken aan een document op je pc
2. Om gezamenlijk aan een document in Google Docs te kunnen werken is een Google account of Gmailadres noodzakelijk.(Dacht ik). Wanneer je dit niet hebt, moet het aangemaakt worden en dat stuit op weerstand.
Vaak wil je naast je privé- en je werkmail niet nog een extra mailadres hebben.
Als je privé al een Gmailadres hebt, wil je dat soms liever niet voor je werk gebruiken omdat privé en werk dan steeds lastiger gescheiden te houden zijn.
Heel herkenbaar.
3. Handig dat je de revisiegeschiedenis kunt bekijken.
4. In het Aanmeldformulier 23 dingen dat ik met Edo en Content deel, kon ik aangeven dat ik bij elke wijzigingen een melding wilde ontvangen. Dit heb ik uiteraard gedaan.

Toepassingen binnen de bibliotheek.
Ondanks enkele minpuntjes zie ik duidelijk de voordelen van online kantoortoepassingen:
Wanneer je t.b.v. het jaarverslag een basisdocument aanmaakt op Google Docs kan elke medewerker meteen na afloop van een activiteit de betreffende gegevens invoeren en aan het eind van het jaar ligt er een prachtig conceptjaarverslag.

En zo zijn er nog tal van toepassingen te bedenken o.a. m.b.t. het projectmatig ontwikkelen van producten en diensten.

Ik ben enthousiast over toepassingen binnen de bibliotheek.
Vooral nadat ik met Ina gesproken had over het probleem van de drempel, die er opgeworpen wordt als elke deelnemer moet beschikken over een Google account of Gmail-adres.
Zij wist te melden:
Delen in Google met mensen zonder account blijkt toch te kunnen:
Ga naar de pagina in Google Docs met je documenten
Vink het document aan dat je wilt delen
Klik op de knop Share (in de nieuwe layout de knop met het poppetje en een plus teken)
Je krijgt een venster Sharing settings. Bij de bovenste optie staat standaard 'Private'. Klik op Change.
Kies bij Visibility options voor Anyone with the link
Klik op Save.
Nu kan iedereen die je uitnodigt bij het document, zonder eerst een Google account aan te maken.
Een aandachtspunt bij het werken in Google docs is wel, dat de beveiliging zo goed is als de medewerkers die ermee werken: iedere willekeurige persoon die de link heeft, kan bij het document.

Het is daarom van belang, dat er goede afspraken zijn m.b.t. beveiliging van documenten, het aanmaken van accounts t.b.v. bibliotheekdeelname aan de social media en/of het gebruiken van bibliotheekaccounts voor privé-doeleinden en omgekeerd. Dat geldt uiteraard sterker voor zaken als Twitter, You tube e.d. dan m.b.t. de kantoortoepassingen, maar toch.